FAQ Chercheurs

• Ne jamais créer de compte ADUM supplémentaire si un compte existe déjà.
• Toutes les modifications importantes (candidat, date de thèse, suppression de candidatures obsolètes) doivent passer par l’administratif ou le responsable HDR.
• Vérifier la cohérence année universitaire / inscription doctorale / date de début avant la candidature en ligne
• Consultez sur ADUM l'espace de documentation et de tutoriels.

Tous les sujets de thèse doivent être déposés sur ADUM, quel que soit le financement (même pour une étudiante qui ne candidate pas au concours CanBioS)

Pour le cas spécifique d’un projet fléché :

• Vous déposez le sujet en indiquant que vous le « fléchez » pour cet étudiant précis.
• Vous mentionnez le nom et l’adresse mail de l’étudiant.
• Le sujet n’est alors pas ouvert à d’autres candidats.

Cette démarche permet l’inscription officielle de l’étudiant(e) en thèse tout en respectant la procédure administrative.

Oui, c’est possible. Pour un étudiant hors concours :

Dépôt du projet sur ADUM :

• Le projet doit être déposé « au fil de l’eau » avec un fléchage pour cet étudiant précis (nom et mail indiqués).
• Ce projet ne sera pas ouvert à d’autres candidats.

Candidature de l’étudiant :

• L’étudiant doit déposer sa candidature pour inscription à la DRED avant le 15 avril 2026.
• Dates clés ADUM (ED CanBioS) pour les autres candidats et projets.

Cette procédure permet à l’étudiant hors concours de commencer sa thèse rapidement tout en respectant les exigences administratives et l’inscription officielle.

Une dérogation permet de diriger une thèse même si vous n’avez pas encore l’HDR.

Il faut d'abord envoyer un mail à EDCanBioS@lyon.unicancer.fr afin que CanBioS vous créé un compte dans ADUM puis il vous suffit de vous rendre sur le site suivant pour effectuer votre demande de dérogation pour un encadrement sans HDR.

Les dossiers doivent être soumis avant les dates limites de chaque commission HDR :

• Février 2026 : Commission le 24 février (dossier à rendre avant le 23 janvier)
• Mars 2026 : Commission le 19 mars (dossier à rendre avant le 20 février)

Seul un·e enseignant·e HDR peut créer un projet de thèse et y apporter des modifications. Une fois le projet basculé dans la bonne année universitaire par le Pôle Doctorat, le responsable du projet (HDR) peut demander des corrections via le support administratif (ex. nom du candidat, date de début de thèse).

Non, ADUM ne permet pas de créer un projet de thèse pour un·e encadrant·e sans HDR. Solution : identifier un·e co-encadrant·e ou un·e directeur·trice de thèse HDR qui puisse créer le projet pour vous

Non. Chaque projet de thèse est spécifique. Une nouvelle dérogation doit être soumise pour un nouveau projet ou un nouveau doctorant.

Non, un co-encadrant étranger (ex. US, Italie) ne peut pas remplacer un HDR pour la création du projet ADUM. Seul un enseignant HDR de l’Université Lyon 1 ou un co-encadrant HDR reconnu localement peut créer le projet.

Vous pouvez demander votre HDR et soumettre votre projet via ADUM une fois obtenue. Les projets soumis avant l’obtention de l’HDR devront être créés via un·e encadrant·e HDR existant·e.

Il faut contacter la direction de l’école doctorale ou le Pôle Doctorat & HDR pour réinitialiser votre compte. Pour les projets créés par d’autres personnes HDR, assurez-vous de recevoir une copie ou un accès pour compléter le dossier.

Si vous ne voyez pas l’option pour créer ou ajouter une proposition de thèse, voici les étapes à suivre :

• Vérifiez l’année universitaire affichée
• Par défaut, ADUM peut afficher l’année précédente (ex. 2025-2026).
• Pour les projets de thèse à venir, vous devez sélectionner l’année 2026-2027 (ou l’année correspondant à la rentrée de votre thèse).

Cette option se trouve généralement dans un menu déroulant ou sur la page d’accueil de la section « Propositions de thèse ».

Une fois l’année correcte sélectionnée, un onglet ou un bouton « Ajouter une proposition » doit apparaître.

Si l’onglet n’est toujours pas visible, assurez-vous que vous êtes connecté avec un compte ayant les droits enseignant-chercheur ou directeur de thèse.

Ressources utiles

• Tutoriel officiel ADUM : ci-joint. 
• Contact support ADUM : sos.adum@universite-lyon.fr ou référent pédagogique de votre composante en cas de problème technique.

Conseils pratiques

• Toujours vérifier l’année affichée avant de chercher à ajouter un projet. C’est l’erreur la plus fréquente !
• Si vous avez plusieurs projets, pensez à bien vérifier que chaque proposition est rattachée à la bonne année universitaire.

Les modifications (nom du doctorant, date de début) ne peuvent généralement être effectuées que par le responsable du projet ou par le Pôle Doctorat.

• Vérifier que le projet a bien été basculé dans la bonne année universitaire.
• Vérifier que le doctorant est correctement inscrit dans l’école doctorale (ex. CanBios).
• Important : ne pas créer un nouveau compte ADUM si le doctorant en possède déjà un. Il doit utiliser ce compte et candidater via le projet existant.

Il n’est pas nécessaire de supprimer le compte existant.Le doctorant doit simplement accéder à la nouvelle offre de thèse via ce compte et candidater à la nouvelle thèse.

Contacter le support administratif de l’école doctorale et vérifier si une candidature précédente d’une autre équipe doit être supprimée avant de soumettre une nouvelle candidature.

• Le projet est bien basculé dans l’année universitaire correcte (ex. 2026-2027).
• Le nom du doctorant est correctement renseigné.
• La date de début de thèse correspond à la réalité (ex. 16 mars 2026).
• Le doctorant est inscrit à l’école doctorale et peut accéder à ADUM.

Une fois le projet créé dans ADUM par un·e HDR, vous pouvez soumettre les demandes de financement pour vos doctorant·es (BMS, CIFRE, autres fondations). Il faut ensuite respecter les deadlines spécifiques de chaque appel.

La DRED (Direction de la Recherche et des Études Doctorales) est l’interlocuteur central pour la gestion administrative des doctorats, des HDR et des campagnes doctorales. Elle assure la conformité réglementaire des dossiers et accompagne les Écoles doctorales et les encadrants.

Inscriptions administratives des doctorants (CanBioS, ADUM, CVEC)

La gestion administrative de CanBioS est assurée par Odile Mulet-Marquis pour : 

• Frais d’inscription
• CVEC
• Gestion administrative sur ADUM / CanBioS (après validation scientifique, la DRED reprend la main sur ADUM).

HDR – Commissions et règles

Organisation des commissions HDR

• Vérification du dossier par la DRED
• Demande d’avis à l’École doctorale
• Organisation de la commission par la DRED

Règles d’encadrement :

• Directeurs et co-directeurs de thèse : HDR obligatoire
• Co-encadrant : HDR non obligatoire
• ⚠️ Dérogations HDR : à demander impérativement à la DRED

Co-tutelles et co-directions de thèse

Pour quoi ?

• Contrats de co-tutelle
• Contrats de co-direction

Suivi administratif des conventions

Les directeurs de thèse doivent être systématiquement renvoyés vers la DRED pour ces démarches.

Changements de direction ou de nomination

Situations concernées :

• Changement de directeur ou co-directeur de thèse
• Modifications de nomination au sein des Écoles doctorales

Questions administratives générales

Vous avez un doute, une situation particulière, une question administrative ?

La DRED répond aux demandes lorsque cela sort du périmètre strict de l’École doctorale.

Campagnes et dispositifs gérés par la DRED

Campagnes concernées :

• Campagnes doctorales (PV de recrutement)
• ACE
• Bourses Eiffel
• Dispositif Handicap
• SIREDO