Foire Aux Questions (FAQ)

Composition du Comité de Suivi Individuel (CSI)

Qui peut être considéré comme « spécialiste » ou « non spécialiste » dans le CSI ?

Il n’est pas nécessaire qu’un membre soit complètement spécialiste du sujet exact de votre thèse, car la recherche explore des domaines nouveaux.
Un membre identifié par votre laboratoire comme spécialiste peut être considéré comme tel.
Un membre « non spécialiste » peut aussi apporter une expertise pertinente.

L’important est qu'il ne doit pas y avoir de conflit d’intérêt et qu'il y ait au moins un membre extérieur à Lyon/Saint-Étienne (COMUE).

Exemple : Si votre thèse porte sur le tatouage et les hépatites, un professeur en santé publique et épidémiologie, même sans expertise clinique directe sur les hépatites, peut être considéré comme spécialiste du thème, car il maîtrise la méthodologie et l’approche populationnelle.

Pour rappel, vous devez participer au CSI au moins une fois dans la thèse.

Retrouvez plus d'infos sur le CSI et sa composition : sur la page suivante et une FAQ spéciale CSI ci-jointe.

Où trouver les informations sur l’organisation des soutenances de thèse ?

Les informations concernant les soutenances de thèse ne sont pas publiées directement sur les sites des écoles doctorales.

Vous pouvez consulter le site officiel de l’Université pour connaître la procédure : ci-joint.

La date de début de ma thèse sur ADUM n’est pas la même que celle sur mon contrat de travail. Est-ce normal ?

Oui, la date indiquée sur ADUM correspond à votre date d’inscription administrative en thèse.

Elle peut être différente de la date de début de votre contrat de travail, qui relève de votre employeur.

J’ai reçu un mail de « dévalidation » de mon dossier ADUM. Que signifie-t-il ?

Cela signifie que les modifications demandées n’ont pas toutes été effectuées.

Un premier mail vous a été envoyé pour préciser les corrections ou documents manquants. Tant que l’ensemble de ces éléments n’est pas transmis et que le dossier n’est pas refinalisé, votre dossier peut être dévalidé.

Merci de vous référer au mail initial listant les modifications à effectuer, puis de finaliser à nouveau votre dossier sur ADUM.

Est-ce que mon Diplôme Universitaire peut être pris en compte en tant que formation hors catalogue ?

Oui, les Diplômes Universitaires en rapport avec le cancer ou lié à des compétences techniques, technologiques (comme bioinfo, IA, technique particulière sur l’animal, etc.) , peuvent être pris en compte en tant que formation hors catalogue et être ajouté dans ADUM.

Que faire si je suis enceinte et que je dois gérer mon arrêt et la prolongation de ma thèse ?

Transmettre l’attestation à votre employeur
- L’employeur (ex. Centre Léon Bérard pour les doctorants salariés) gère les questions liées au contrat et à l’éventuelle prolongation.
- Assurez-vous que le service RH reçoit votre attestation rapidement pour que votre congé maternité soit pris en compte.
Informer l’école doctorale / Université
- Envoyez l’attestation à votre école doctorale (DRED / Pôle Doctorat & HDR).
- Mentionnez votre directeur de thèse et votre équipe de recherche en copie pour suivi.
- Cette étape permet de prolonger officiellement la durée de votre thèse pour couvrir votre congé maternité.
Vérifier auprès du financeur
- Si votre thèse est financée (ex. INCa), contactez votre financeur pour savoir si des documents complémentaires sont nécessaires pour prolonger le financement.
Quand envoyer l’attestation
- Dès réception de l’attestation médicale, afin que toutes les démarches administratives puissent être traitées en temps utile.

Mon dossier ADUM est bloqué / mon inscription administrative n’est pas finalisée. Pourquoi ?

Même si votre inscription pédagogique sur ADUM est terminée, l’inscription administrative ne peut être finalisée que lorsque toutes les démarches obligatoires ont été complétées.

Les éléments généralement requis sont :

l’attestation CVEC ;
le relevé de notes ;
le paiement des droits d’inscription par virement bancaire, en respectant le libellé demandé.

En l’absence de l’un de ces éléments, votre dossier reste en attente.

Pour toute question spécifique concernant la CVEC (paiement, exemption, attestation), merci de contacter directement l’Université Lyon 1, conformément aux indications transmises par mail.

Puis-je avoir le statut étudiant ou participer à des événements tant que mon inscription n’est pas finalisée ?

Non, tant que l’inscription administrative n’est pas finalisée, le statut étudiant n’est pas actif. Cela peut empêcher l’accès à certains services et la participation à des événements institutionnels.

Il est donc indispensable de finaliser l’ensemble des démarches administratives dans les meilleurs délais.

ADUM et les formations doctorales transversales ?

Retrouver tous les réponses à vos questions sur le site de la ComUE. Que ce soit par rapport à :

Inscription / Désinscription

Comment m’inscrire à une formation doctorale transversale proposée par l’UdL ?
Pourquoi je n’arrive pas à m’inscrire à une formation sur ADUM ?
Comment me désinscrire d'une formation à laquelle je me suis inscrit via ADUM ?

Attestations

J'ai suivi une formation doctorale transversale. Comment obtenir mon attestation ?
Au cours de l’été / automne 2023 j’ai suivi une formation externe, où dois-je déposer mon attestation ?
Est-ce que je dois transférer mes attestations de formations de SIGED vers ADUM ?

MOOC

Comment valider un Mooc sur ADUM ?
Formations externes

Modification d'encadrement

Si vous souhaitez modifier votre encadrement, vous pouvez :

soit attendre le comité de suivi individuel
soit le faire au fil de l'année via ce formulaire et le renvoyer à EDCanBioS@lyon.unicancer.fr

Que faire pour une mobilité doctorale hors Europe ?

Une mobilité doctorale hors Europe nécessite une anticipation administrative importante.

Statut du doctorant
- Le doctorant reste salarié de son établissement français.
- Le statut de stagiaire de recherche ne s’applique pas aux doctorants inscrits en thèse.
- Il ne s’agit pas d’une cotutelle, sauf procédure spécifique.
Dossier de mobilité
- Le dossier est constitué par l’employeur du doctorant.
- Il doit être validé et signé par la DRED (Université Lyon 1).
- L’université d’accueil peut exiger une convention de mobilité pour des raisons administratives (assurance, douane, accès au laboratoire).
Convention : qui signe ?
- L’employeur
- L’Université d’inscription via la DRED
- L’université d’accueil
- ⚠️ Les encadrants ou responsables scientifiques ne signent pas au nom de l’établissement.
Visa et immigration
- Le Canada n’étant pas dans l’UE, un visa ou dispositif adapté est obligatoire.
- Certains séjours courts (≤ 120 jours) peuvent bénéficier d’une dispense de permis de travail, sous conditions.
- Les délais peuvent atteindre 4 mois : les démarches doivent être engagées très tôt.
Interlocuteurs à contacter en priorité
- Employeur : dossier de mobilité
- DRED / Pôle Doctorat & HDR : validation institutionnelle
- Relations internationales : visa, conventions, partenariats
- Financeur : couverture à l’étranger

À retenir: aucune mobilité hors Europe ne doit être engagée sans validation préalable de l’employeur, de la DRED et des relations internationales.