Comité de Suivi Individuel

Cadre général

Le Comité de Suivi Individuel (CSI) est obligatoire pour toute réinscription en 2ᵉ, 3ᵉ ou 4ᵉ année. Chaque année, les CSI devra être réalisé au plus tard le 30 octobre de l’année en cours. Il est à déclarer sur la plateforme ADUM, dans l'onglet CSI. Les réinscriptions en D2 et D3 sont possibles jusqu’à une date en décembre communiquée chaque année la DRED.

Le CSI joue un rôle :

d’accompagnement dans l’évolution du projet de thèse,
de vigilance, pour prévenir l’École doctorale en cas de problème de toute nature (technique ou humain (maladie, discrimination, agression physique ou morale) ou tout conflit susceptible de nuire au bon déroulement du doctorat.

Le doctorant compose son CSI pour la durée totale de sa thèse, puis celui-ci est validé par la direction de l’ED, pour cela une fiche "composition du CSI et déclaration des liens d’intérêts" doit être remplie et envoyé à la direction de l’ED (un document Guide d’évaluation des liens d’intérêts peut aider a remplir le document de composition du CSI et déclaration des liens d’intérêts).

Une fois la réunion du CSI tenue, le compte-rendu intitulé "Compte-rendu du CSI" signé ainsi que la Fiche « annexe au CSI » , est téléchargé sur ADUM, et l’ED après vérification du document, autorise ou suspend la réinscription du doctorant.

Un document intitulé « Charte de confidentialité » peut être signé entre les membres du CSI lorsque les travaux présentent un caractère de confidentialité avéré.

Renouvellement annuel de l'inscription

L’inscription est renouvelée chaque année universitaire par le chef d’établissement,
sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et du comité de suivi individuel (CSI).

C’est pourquoi un CSI doit obligatoirement avoir lieu avant l’inscription en 2ᵉ année, puis avant chaque réinscription jusqu’à la fin de la thèse : il accompagne le doctorant du début à la fin du doctorat.

Composition du CSI (ED656 CanBioS)

Pour respecter les exigences ministérielles, le CSI comprend au minimum deux membres permanents :

Un membre spécialiste: de la discipline ou d’un domaine lié à la thèse, si possible titulaire de l’HDR.
Un membre non spécialiste : au domaine du sujet de thèse, si possible titulaire de l’HDR.

Exigence d’extériorité: au moins un des deux membres doit être extérieur à la COMUE Lyon–Saint-Étienne. Il est conseillé que ce soit le membre spécialiste.

Présences obligatoires lors du CSI : les personnes suivantes doivent assister à la réunion, mais ne sont pas membres du CSI : le directeur de thèse, les co-directeurs/co-encadrants, pour les doctorants financés par une CIFRE, le représentant de l’entreprise.

Représentant des doctorants : au cours d’au moins un des CSI sur les 3 années, les deux membres permanents sont accompagnés : d’un doctorant en 2ᵉ ou 3ᵉ année, ou d’un post-doctorant désigné par les représentants des doctorants au Conseil.

Lien avec la soutenance: les membres du CSI : peuvent être examinateurs lors de la soutenance,ne peuvent pas être rapporteurs et sont considérés comme membres internes du jury.

NB: il n’est pas nécessaire qu’un membre soit complètement spécialiste du sujet exact de votre thèse, car la recherche explore des domaines nouveauUn membre identifié par votre laboratoire comme spécialiste peut être considéré comme tel. Un membre « non spécialiste » peut aussi apporter une expertise pertinente L’important est de ne pas avoir deconflit d’intérêt et d'avoir au moins un membre extérieur à Lyon/Saint-Étienne (COMUE/UDL). EX: Un professeur en santé publique et épidémiologie, même sans expertise clinique directe sur les hépatites, peut être considéré comme spécialiste du thème, car il maîtrise la méthodologie et l’approche populationnelle.

Déroulement du CSI

Le CSI comprend les étapes suivantes :

Présentation par le doctorant du travail réalisé pendant l’année écoulée et planification du travail à venir (articles en cours, publiés ou soumis, communications, formations suivies, compétences ajoutées au portfolio) ;
Questions des membres du CSI ;
Entretien privé entre les membres du CSI et le/la doctorant·e, en l’absence du directeur de thèse et des co-encadrants (⚠️ en cas de visioconférence, un lien différent de celui de la présentation doit être envoyé) ;
Entretien privé entre les membres du CSI et la direction de thèse / co-encadrants, en l’absence du doctorant. (⚠️en cas de visioconférence, un lien différent de celui de la présentation doit être envoyé) ;
Rédaction du compte-rendu par les membres du CSI et signature, puis dépôt sur ADUM par l’étudiant.

Confidentialité et neutralité du CSI

Les deux entretiens séparés (doctorant seul / encadrants seuls) sont obligatoires. ⚠️ : en cas de visioconférence, un lien différent de celui de la présentation doit être envoyé pour ces entretiens séparés.

Ils garantissent :

la liberté de parole du doctorant et des encadrants,
la neutralité des membres du CSI,
la confidentialité des situations évoquées avec un espace sécurisé permettant de signaler : des difficultés,des conflits,des situations de violence, discrimination ou harcèlement.

Les informations sensibles ne sont transmises, si nécessaire, qu'à la direction de l'ED.

Modalités d'inscription

Vous êtes en 1ʳᵉ année

Vous devez impérativement organiser votre premier CSI :
Le CSI émet un avis sur l’inscription en 2ᵉ année et la réinscription est possible uniquement après validation par la direction de l’ED, il faut donc :

Déclarer le comité sur ADUM (avec transmission des questionnaires de liens ; d’intérêts, document « composition du CSI et déclaration des liens d’intérêts") ;
Ne pas valider de date avant validation du comité par CanBioS ⚠️;
Organiser la réunion (présentiel recommandé, visio possible) ;
Ajouter ensuite le compte-rendu du CSI signé sur ADUM ;
Envoyer l’annexe au CSI (à l’ED).

Vous êtes en 2ᵉ année

Même calendrier et déroulé que pour la 1ʳᵉ année.
Un post-doc ou doctorant vous est attribué par les représentants des doctorants.
Les accords de confidentialité et questionnaires de liens d’intérêts doivent être joints au compte-rendu.

Vous êtes en 3ᵉ année

Soutenance avant le 31 décembre: pas de CSI, mais inscription pédagogique obligatoire et gratuite, avec une demande d’autorisation de soutenance déposée auprès de l’ED.
Soutenance après le 31 décembre : vous devez : vous réinscrire, payer les frais et organiser un CSI avant la demande de soutenance.

Vous demandez une inscription dérogatoire en 4ᵉ année

Rappel réglementaire :" La durée de référence de préparation d’une thèse est fixée à 36 mois.Une année supplémentaire peut être accordée par le chef d’établissement sur avis de la direction de l’ED." (Article 13 de la loi du 25 mai 2016, modifié par l’arrêté du 26 août 2022).

Avant le 30 septembre de votre 3ᵉ année, vous devez organiser votre 3ᵉ CSI.
Pour bénéficier d’une 4ᵉ année, il faut :

un avis favorable du CSI ;
une preuve de financement pour la 4ᵉ année ;
une lettre motivée du directeur de thèse.