Rubrique pour les chercheurs de l'école doctorale

Le tuteur (membre de l'ED) a pour rôle:

• de conseiller le doctorant tout au long de la thèse
• de rencontrer le doctorant pendant la 1re année de la thèse. Cette rencontre est informelle, c'est une prise de contact. Elle est à l'initiative du tuteur.
• de mettre en place le contrat moral qui vise à établir une relation de confiance entre le doctorant et son équipe d'encadrement (direction, co-directeur et co-encadrants). Ce fichier doit être rempli indépendamment par le doctorant et son équipe. Vous devez réceptionner ces documents et proposer une réunion pour en discuter dans les 6 semaines qui suivent votre désignation en tant que tuteur. A l'issue de cette réunion, vous envoyer les documents à l'école doctorale accompagnés d'un CR d'une dizaine de ligne de cette réunion.
• de participer aux 2-3 réunions du CSI. Ce comité se réunit à l'initiative du doctorant mais c'est vous qui coordonnez les débats. Vous devez également rédiger puis signer le CR (obligatoire pour la réinscription D2, D3 et D4). Ce CR doit ensuite être transmis au doctorant qui le télécharge sur ADUM.
• de conseiller et assister le doctorant en cas de difficultés. Le doctorant ne doit pas hésiter à vous contacter, indépendamment de son directeur. En cas de conflit, il est conseillé de contacter ensuite la direction de l'école doctorale pour une recherche de solutions.

Le directeur de thèse (affilié à CanBioS) est responsable de la direction scientifique du projet de thèse et du bon déroulement de la thèse vis-à-vis de l'Ecole doctorale, de l'établissement d'inscription du doctorant et du doctorant. Ce dernier effectue donc ses travaux sous le contrôle et la responsabilité du directeur de thèse.

L'article 16 de l'arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale précise les fonctions de directeur de thèse.

La charte du doctorat, signée par le directeur de thèse et le directeur d'unité, fixe les conditions de suivi et d'encadrement des doctorants (pour l'UCBL, la charte est dématérialisée sur ADUM). Le co-directeur de thèse est impliqué dans la définition de la thèse et des objectifs à atteindre tandis que le co-encadrant est impliqué dans la réalisation de la thèse.

Le nombre maximal d'encadrants par doctorant (directeur de thèse compris) est de 4.

Afin d’éviter tout retard dans la délivrance de l’attestation de réussite et du diplôme de doctorat, nous rappelons les règles essentielles concernant les documents de soutenance. 

• le procès-verbal de soutenance, 
• l’avis de diffusion de la thèse,
• le rapport de soutenance. 

• Les documents sont générés après l’autorisation de soutenance.
• Ils sont disponibles exclusivement dans l’espace ADUM du directeur ou de la directrice de thèse
• (et non dans celui du doctorant, du codirecteur ou du co-encadrant).
• Une notification automatique est envoyée via ADUM 7 jours avant la soutenance.
• ⚠️ Le lendemain de la soutenance, les documents ne sont plus accessibles dans ADUM.

• sans rature ni modification, correctement complétés :
• spécialité de doctorat indiquée (procès-verbal et avis de diffusion),
• nom du/de la président·e du jury indiqué sur les trois documents,
• signés en séance par tous les membres du jury présents, sauf le directeur ou la directrice (et codirecteur·rice), qui ne signent pas.

• Jury absent : inscrire ABSENT à la place de la signature.
• Jury en visioconférence : inscrire VISIOCONFÉRENCE.

• Un engagement de confidentialité doit être signé par toute personne présente, en présentiel ou en visioconférence.
• Ces engagements doivent être annexés aux documents de soutenance et transmis au Pôle Doctorat & HDR.

• Une demande de confidentialité doit être déposée au moment de la demande de soutenance dans ADUM.
• Elle doit être validée par l’Université Lyon 1.
• La mention et la durée de confidentialité seront alors automatiquement inscrites sur l’avis de diffusion.
• ⚠️ Sans demande préalable validée, cocher la case “confidentialité” sur l’avis de diffusion est inutile.

• envoyés par courrier postal, ou déposés directement au Pôle Doctorat & HDR.
• L’envoi doit être effectué par le/la président·e du jury ou le/la directeur·rice de thèse.
• ⚠️ Les documents ne sont pas acceptés s’ils sont transmis par le/la doctorant·e.

• Vous avez une HDR: vous pouvez être directeur ou co-directeur de thèse

• Vous n'avez pas d'HDR: vous devez demander une dérogation auprès de votre établissement

• HDR Lyon 1 : habilitation-a-diriger-des-recherches-HDR
• HDR INSA : Lien HDR INSA

Les doctorants ont accès à l'onglet "Parcours du doctorant" dont certaines informations peuvent vous intéresser.

• L'inscription peut être effectuée suivant le calendrier disponible sur l'onglet "inscription". En première année, le doctorant sera convoqué à une réunion obligatoire pour les doctorants inscrits en D1. Si ce dernier est inscrit après la réunion ou n'a pas pu venir, il sera convoqué en D2.
• Quelque soit la date de début du contrat de travail, le doctorant entrera en 2e année à compter d'octobre N+1 et ainsi de suite toutes les années.
• Avant toute demande de réinscription, le doctorant doit avoir effectué un CSI
• Des formations sont obligatoires durant la thèse.
• Une ou des publications sont obligatoires durant la thèse
• Une mobilité peut être acceptée si votre étudiant n'a pas d'autres allocations et uniquement pour des congrès internationaux à hauteur de 500 EUR.
• Un changement d'encadrement est possible soit durant la thèse en utilisant le formulaire, soit lors du CSI
• En D3, votre doctorant sera convoqué pour une réunion concernant les soutenances de thèse.

L'Université Lyon 1 met à votre disposition plusieurs formations pour vous aider :

• Formation M09: Encadrement d'un doctorant
• Toutes les formations MXX
• Toutes les formations Management / encadrement

Dans l'onglet suivant, vous retrouverez ;

• Le Guide du Comité de Suivi du Réseau National des Collèges Doctoraux
• Modèle de livret de Comité de Suivi, incluant le portfolio, les modèles de rapport d'avancement annuel à compléter par les doctorant.e.s, et les modèles de rapport de comité de suivi
• Modèle d'engagement de confidentialité destiné à un membre de comité de suivi sur les travaux de recherche d'un doctorant ou d'une doctorante
• Questionnaire d'autoévaluation des liens d'intérêt destiné aux membres pressentis des comités de suivi.